PROSEDUR PELAYANAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

Artha Mutiara Hutagaol

NIM 2015.31.347

Prosedur Pelayanan Administrasi Rumah Sakit

Menurut  Sondang P. Siagian (2004) administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Azrul Azwar dalam bukunya “Pengantar Ilmu Administrasi Kesehatan” fungsi administrasi dibedakan atas 4 macam, yakni :

1.    Perencanaan termasuk perencanaan pembiayaan.

2.    Pengorganisasian, yang di dalamnya termasuk penyusunan staff.

3.    Pelaksanaan, yang di dalamnya termasuk pengerahan dan pengkoordinasian.

4.    Penilaian, yakni dalam rangka melihat apakah rencana yang telah disusun dapatdicapai atau tidak.

                Dalam pencapaian tujuan tersebut, administrasi kesehatan melibatkan banyak pihak, diantaranya pemerintah, asuransi, apotik, dan rumah sakit. Namun dalam administrasi kesehatan ini tidak hanya pelayanan pengobatan tetapi juga bersifat preventif (pencegahan).

Menurut Azrul Azwar dalam bukunya, mengatakan karena keadaan sehat yang ingin diapai adalah untuk seluruh masyarakat, dan untuk itu setiap orgn seyogyanya menerapkan prinsip kesehatan masyarakat, maka dalam membicarakan administrasi kesehatan tidak boleh pula melepaskan diri dari konsep ilmu kesehatan masyarakat.

A.   Prosedur Pelayanan Rawat Jalan

Pelayanan rawat jalan (ambulatory) adalah satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap (hospitalization).

Prosedur pelayanan rawat jalan adalah sbb :

1.    Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi;

2.    Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama,

3.    Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:

·         Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut

·         Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) dan IUP (Index Utama Pasien);

·         Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;

·         Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit pelayanan yang dituju;

·         Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

·         Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;

·         Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

·         Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;

·         Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

·         Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir.

4.    Untuk pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut:

·         Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;

·         Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;

·         Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;

·         Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer tersebut;

5.    Apabila berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?

·         Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul banyak di bagian admisi

·         Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju;

·         Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

·         Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien

·         Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?

·         Jika Ya, maka petugas membawa formulir ke unit yang dituju;

·         Jika tidak maka pasien dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;

·         Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir;

·         Petugas mempersilahkan pasien pulang;

B.   Prosedur Pelayanan Rawat Inap

Rawat inap (opname) adalah istilah yang berarti proses perawatan pasien oleh tenaga kesehatan profesional akibat penyakit tertentu, di mana pasien diinapkan di suatu ruangan di rumah sakit. Perawatan rawat inap adalah perawatan pasien yang kondisinya memerlukan rawat inap. Kemajuan dalam pengobatan modern dan munculnya klinik rawat komprehensif memastikan bahwa pasien hanya dirawat di rumah sakit ketika mereka betul-betul sakit, telah mengalami kecelakaan, pasien yang perlu perawatan intensif atau observasi ketat karena penyakitnya.

Prosedur:

1.       Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap.

2.       Atas persetujuan pasien/keluarga/penanggungjawab pasien, perawat IGD/POLI memberitahu receptionist bahwa pasien akan dirawat inap.

3.       Perawat mengarahkan keluarga / penanggungjawab pasien untuk mendaftarkan pasien rawat inap ke receptionist.

4.       Untuk pasien yang masuk melalui IGD, receptionist menanyakan Kartu Berobat pasien (untuk pasien lama) atau mencatat data / identitas pasien dengan lengkap (untuk pasien baru).

Untuk Pasien Umum:

1.       Receptionist menawarkan tarif jasa Rawat Inap secara jelas kepada pasien.

2.       Apabila sudah ada kesepakatan dari keluarga / penanggungjawab pasien, maka receptionist memberikan form “Surat Pernyataan Pembayaran” kepada keluarga / penanggung-jawab pasien untuk diisi dan ditanda tangani

3.       Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya

4.       Setelah form “Surat Pernyataan Pembayaran“ diisi dan ditanda tangani oleh pasien, berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

Untuk Pasien Asuransi:

1.       Menanyakan kepemilikan asuransi kesehatan yang dimiliki pasien

2.       Bila pasien masuk pada jam kerja, minta pasien untuk mengambil jaminan yang dikeluarkan oleh Perusahaan / Asuransi terkait. Bila pasien masuk diluar jam kerja, jaminan diambil keesokan harinya, pada saat jam kerja.

3.       Meminta lembar jaminan, photo copy kartu asuransi, dan surat rujukan dari Puskesmas (kecuali kasus emergency) sebagai pelengkap tagihan.

4.       Meminta pasien melengkapi persyaratan lainnya yang berhubungan dengan tagihan asuransi yang dimiliki.

5.       Bila syarat adiminstrasi belum lengkap, keluarga / penanggung-jawab pasien diberi waktu maksimal 2×24 jam untuk memenuhi persyaratannya (selama pasien rawat inap). Jika tidak dipenuhi, pasien dianggap UMUM.

6.       Tentukan dan beritahu keluarga / penanggung-jawab pasien tentang kamar yang akan ditempati oleh pasien sesuai dengan jatah yang telah ditentukan asuransi yang terkait, dengan mengelompokan Dewasa ( Pria / Wanita ) dan atau Anak.

7.       Bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali JAMKESMAS dan JAMKESDA), berikan “Surat Pernyataan Kesediaan Pembayaran Selisih Biaya” untuk diisi dan ditandatangani oleh pasien/keluarga pasien.

8.       Receptionist meminta jaminan rawat inap kepada keluarga / penanggungjawab pasien (khusus kepada pasien yang minta naik kelas perawatan) berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya.

9.       Setelah form “Surat Pernyataan kesediaan Pembayaran Selisih Biaya“ diisi dan ditanda tangani oleh keluarga / penanggungjawab pasien (khusus pasien yang minta naik kelas perawatan), berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis.

1.   Seluruh berkas administrasi rawat inap yang telah rampung diberikan ke bagian rekam medik untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.

11.   Petugas Rekam Medik mencatat di buku kunjungan pasien dan memberi tanda Rawat Inap.

12.   Receptionist menginformasikan ke bagian rawat inap mengenai kamar yang akan dipergunakan pasien guna mempersiapkan segala kelengkapan dan fasilitasnya.

13.   Perawat mempersiapkan ruangan pasien baru.

14.   Setelah ruang rawat inap siap, perawat memberitahu receptionist bahwa ruangan telah siap untuk ditempati.

15.   Receptionist memberitahu perawat POLI/IGD ruangan yang telah dipersiapkan.

16.   Perawat POLI/IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap.

C.   Prosedur Pelayanan Gawat Darurat

Pengertian Gawat Darurat  Menurut Azrul (1997) yang dimaksud gawat darurat (emergency care) adalah  bagian dari pelayanan kedokteran yang dibutuhkan oleh penderita dalam waktu  segera untuk menyelamatkan kehidupannya (life saving) Instalasi gawat darurat adalah salah satu sumber utama pelayanan kesehatan di rumah sakit. Ada beberapa hal yang membuat situasi di IGD menjadi khas, diantaranya adalah pasien yang perlu penanganan cepat walaupun riwayat  kesehatannya belum jelas.

Untuk perawatan di UGD ( Unit Gawat Darurat), Pasien bisa dirawat dengan rawat inap ataupun tidak, halini ditentukan seberapa parah sakit yang diderita pasien. Ketika pasien datang, pasien langsung dibawa keruang UGD untuk diperiksa, dalam pemeriksaan iniditentukan apakah pasien harus rawat inap atau tidak.

1.    Pasien Rawat Jalan

·         Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai, jika tidak ada pendamping pasien, pihak rumah sakit akan menelpon keluarga pasien untuk datang

·         Proses selanjutnya pasien harus segera mendaftar direceptionist (khusus UGD), kemudian diberi slip pembayaran untuk membayar biaya pemeriksaan dan biaya obat.

·         Membayar di loket pembayaran

·         Kembali ke receptionist untuk menebus resep dengan menunjukkan slip pembayaran yg sudah di sahkan di loket pembayaran sebagai bukti lunas pembayaran

·         Mengambil obat di apotek dengan memberikan  resep terlebih dahulu

·         Setelah mendapat obat, jemput pasien di UGD dan pasien bisa pulang

2.    Pasien Rawat Inap

·         Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai dan pasien harus rawat inap, pendamping pasien mendaftar di administrasi khusus rawat inap.

·         Setelah mendaftar dan mendapat ruangan, pasien segera dibawa ke ruangan rawat inap.

·         Setelah pasien sembuh dan diberi izin pulang oleh dokter, pendamping harus menyelesaikan administrasi dengan mengambil slip pembayaran biaya rawat inap (sudah termasuk obat yang diberi selama rawat inap).

·         Pembayaran dilakukan di loket bank yang disediakan.

·         Setelah proses administrasi selesai, pendamping beserta pasien akan diberikan resume dan penjelasan mengenai kondisi kesehatan pasien oleh dokter yang menangani Setelah itu pasien bisa pulang (pasien tidak perlu menebus resep obat, karena obat sudah diberikan ketika masa rawat inap).

Daftar Pustaka

C.S.Hutasoit. Pelayanan Publik Teori dan Aplikasi, Jakarta: Magnascript Publishing, Cetakan Pertama, Maret, 2011.

Fandy Tjiptono. Service Managemen Mewujudkan Layanan Prima Edisi 2, Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2008.

Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI-Press

Azwar. Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta : PT Bina Rupa Aksara